Seniko studio
Broj 4/2014
Izdvajamo iz broja:
4-2014 - Ante Gavranović
Osiguranje kvalitete asortimana proizvoda kroz partnerstvo trgovine i proizvođača u opskrbnom lancu - Sreten Ćuzović, Svetlana Sokolov Mladenović
GlobeCat® - pouzdan izvor podataka o proizvodima, uvijek i svuda - Slobodan Romac
Kako uspostaviti ravnotežu izvoza i uvoza? - Ante Gavranović
Analiza razvoja maloprodaje i maloprodajnih poslovnih jedinica (1) - prof. dr. sc. Zdenko Segetlija
Poduzetnici u središtu; e-Hrvatska; KAKO DALJE? - mr. sc. Branko Pavlović
Hrvatski obrtnici na 47. Međunarodnom obrtničkom sajmu u Celju
Komuniciranje u marketingu (5) - prof. dr. sc. Zvonimir Pavlek
Ključni strateški pokazatelji u djelatnosti trgovini iz financijske perspektive - dr.sc. Aljoša Šestanović
PBZ grupa, Intesa Sanpaolo Card i American Express pokreću prvi HCE pilot projekt za NFC mobilna plaćanja u Hrvatskoj - Dražen Dumančić
Novi odnosi u obrazovanju majstora obrtnika - Uredništvo
Činjenice i mišljenja o hrani u Europi i Hrvatskoj 2014. (3-dio) - dr. sc. Danko Matasović
O knjizi Velimira Sriće - Uredništvo
Sadržaj broja 4-2014
Fina e-Račun, usluga za sve tržišne segmente
Andreja Kajtaz, dipl.oecc.
Elektroničko poslovanje postalo je naša svakodnevnica. Sve češće ga primjenjujemo u svakodnevnom poslovanju, a omogućuje nam da radimo brže, efikasnije i transparentnije. Unatoč tome što nam ono olakšava poslovanje te činjenici da pretpostavljamo da o njemu sve znamo, ipak ga najviše volimo koristiti kad poslujemo prema Državi. Razlog tome je što takav način poslovanja zaista pojednostavljuje način dostave obrazaca u nadležna tijela, ali ga unatoč tome ponajviše koristimo zbog obveze koju nam nameće Zakon.

No, sada nećemo govoriti o nečemu što nam je Zakon nametnuo već o usluzi o kojoj se već dugo priča, službeno i neslužbeno, o usluzi kojoj tek predstoji da donese najveće uštede u poslovanju. To je usluga elektroničke razmjene računa.

Dakle, e-Račun, brže, efikasnije, transparentnije, a sada i pravno sasvim prihvatljivo i legitimno rješenje za slanje i primanje elektroničkih faktura.
Pa krenut ćemo redom.

1.1. Što je Fina e-Račun?

Sasvim sigurno ste se sa pojmom e-Račun susreli barem jednom. Možda na nekom letku, nekoj internetskoj usluzi i slično. Često se i elektronički nalog za plaćanje pojmovno poistovjećivao sa e-Računom. Zato ćemo, za početak, objasniti što je e-Račun i koja je razlika između e-Računa i e-Uplatnice.

e-Račun je internetski servis za elektroničku razmjenu računa između dobavljača i kupaca te upravljanje cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja te arhiviranja računa.

Elektronički račun je dokument istovjetan papirnom, a uz njega je moguće priložiti različite dokumente poput popratnih dopisa, priloga, obrazaca, ugovora i ostalih dokumenata koji se prilažu računu kada se šalje u papirnatom obliku.

e-račun je struktuirani oblik računa u elektroničkom obliku koji sadrži sve obvezne stavke propisane važećom regulativom, izrađen je prema nacrtu standarda za e-Račun, objavljenom od strane Ministarstva gospodarstva rada i poduzetništva.

e-Uplatnica je pak popunjeni nalog za plaćanje u elektroničkom obliku koji je preuzeo skup podataka iz e-računa, odgovara HUB standardu naziva e-HUB, a koji u konačnici korisnik odnosno primatelj računa potvrđuje za plaćanje.

Dakle, e-Uplatnica je samo završnio dio ciklusa u e-Računu, a nikako ne predstavlja kompletan e-Račun, te oboje mogu funkcionirati samostalno.
Integracijom internet bankarstva sa servisom e-Račun omogućen je cjelokupan proces razmjene računa koji završava plaćanjem računa jer je korisniku omogućena i razmjena računa i plaćanje računa putem e-Uplatnice odnosno internet bankarstva.

Servis e-Račun nastoji što realnije preslikati proces slanja i primanja računa iz realnog poslovnog svijeta u elektronički svijet. Bitna je razlika u tome što je korisnicima omogućeno brže, sigurnije, jednostavnije i jeftinije slanje, zaprimanje i čuvanje računa te njihovo prosljeđivanje na plaćanje.

1.2. Dobrodošle sve tržišne skupine

e-Račun zasniva se na CEN i IDABC preporukama, sukladan je standardu UBL 2.1 i nacrtu e-Računa koji je predložilo Povjerenstvo za e-Račun na razini RH.
Navedeno je rezultat višegodišnjeg praćenja europskog tržišta, kako direktiva tako i najboljih praksi koje se primjenjuju na inozemnom tržištu.

U razvoju i implementaciji e-Računa bitno se voditi osnovnim zahtjevima koje namće EU e-Invoice direktiva, a to su da:

  • mora biti zajamčena autentičnost i vjerodostojnost pošiljatelja računa
  • mora bit zaštićen integritet odnosno cjelovitost podataka u samom računu.

Finin e-Račun temelji se na PKI tehnologiji, sukladno x.509v3 standardu, što jamči visoku razinu sigurnosti i autentikacije korisnika servisa, elektroničko potpisivanje računa te ovjeru vremenskim žigom.

Svi računi potpisuju se elektroničkim potpisom što znači da je integritet sadržaja elektroničkog računa zajamčen, a njegova autentičnost kao i autentičnost njegova pošiljatelja nedvojbeno je zagarantirana.

Potencijali usluge e-Račun također se temelje na tome što je razvijan u skladu s preporukama EU i što je kao takav kompatibilan sa sličnim rješenjima na inozemnom tržištu.

Finin sustav osmišljen je tako da u budućnosti lako može prijeći i na novu normu kao što je Cross Industry Invoicing (CII) preslikavanjem elemenata informacijskog modela na novu normu ako se kao takva prihvati.

Fina je razvila ‘zvjezdasti’ model e-Računa što znači da nije potrebna uspostava bilateralnih ugovornih odnosa ili sporazuma između svih strana u sustavu već je dovoljna registracija u sustavu.

Samom registracijom na sustav koja je potpuno besplatna korisnik može razmjenjivati elektroničke račune s drugim korisnicima koji su se registrirali na servis.
Navedeno podrazumijeva da neovisno kojoj tržišnoj skupini pripada poslovni subjekt, da li je mali, srednji ili veliki može preko informacijskog posrednika, odnosno Fine, razmjenjivati e-Račune sa dobavljačima i kupcima.

Prednost Fininog servisa e-Račun očituje se u tome da je servis prilagođen svim kategorijama korisnika što znači da korisnik ovisno o svojim potrebama sam može odlučiti kako će slati e-račune.

1.3. Kako to zapravo radi?

Neovisno o veličini ili mogućnostima samog poduzetnika, servis je prilagođen upravo za onakav oblik rada, na kakav je poslovni subjekt navikao. Tako je moguće kreirati, potpisivati i slati e-račune pojedinačno, skupno uvozom i potpisom datoteke ili automatskom razmjenom putem web servisa (slika 1).
Slika 1 – proces razmjene e-računa
Slika 1 – proces razmjene e-računa
1.2.1. FINA e-Račun za pojedinačni unos računa odnosno e-Račun za male poslovne subjekte
Pod malim poslovnim subjektima, za ovu primjenu, podrazumijevamo one koji šalju i primaju malu količinu računa. Za njih je izrađena portalska aplikacija putem koje se kreiraju, potpisuju, šalju i zaprimaju e-Računi.

Rad sa portalskom aplikacijom ima sljedeći koncept:

  • dobavljač popunjava račun, potpisuje ga elektroničkim potpisom te šalje kupcu kroz sustav
  • sustav zaprima račun, provjerava potpis te prosljeđuje kupcu
  • kupac zaprima račun, prihvaća ga i plaća, ili odbija
  • dobavljač zaprima potvrdu o isporuci te statusu računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen, plaćen)
  • račun se automatski arhivira (poslani/zaprimljeni).

Jedini preduvjet za korištenje ovog modela servisa e-Račun je da poslovni subjekt ima Finine poslovne certifikate na FINA e-kartici ili CoBranded kartici/tokenu banke s kojom Fina ima ugovor o poslovnoj suradnji za pristup servisu e-Račun i pristup internetu.

To drugim riječima znači da korisnik za ovakav način razmjene računa nema većih ulaganja već koristi besplatan PDF Reader i Internet preglednik.

1.2.2. FINA e-Račun za razmjenu računa putem datoteka

Ovakav način razmjene računa omogućuje formiranje jedne datoteke sa „n“ računa koja se potom šalje u sustav e-Račun. Na ovaj način je postignuta određena razina automatizacije procesa slanja/primanja računa.

Rad s datotekama sa „n“ računa ima sljedeći koncept:

  • učitavanje datoteka sa „n“ računa
  • korisnik samo jednom upisuje PIN za potpisivanje e-računa (XML strukture računa i datoteke), a aplikacija potpisuje sve račune i datoteku u jednom koraku
  • servis e-Račun verificira potpis i raspoređuje pojedinačne e-račune na „n“ primatelja
  • na strani primatelja, korisnik preuzima datoteku sa „n“ provjerenih i verificiranih e-računa.
Računi se putem datoteka također razmjenjuju preko portalske aplikacije e-Račun direktnim učitavanjem datoteke u servis e-Račun.

Da bi račune mogao razmjenjivati na taj način, korisnik mora osigurati sljedeće:

  • Prilagoditi svoj ERP na temelju Finine tehničke dokumentacije načina korištenja
  • Preuzeti Aplikaciju za potpis datoteke (besplatno na stranicama Fine)
  • Imati Finine digitalne certifikate na FINA e-kartici ili CoBranding kartici/tokenu banke sa kojom Fina ima ugovor o poslovnoj suradnji za pristup servisu e-Račun.


1.2.3. e-Račun putem automatske razmjene računa kroz računovodstveni sustav korisnika (ERP) – web servis

Ovakav način razmjene računa podrazumijeva potpunu automatizaciju slanja i primanja računa iz računovodstvenog sustava korisnika kroz sustav e-Račun. Time će svi računi koje korisnik e-Računa unese u svoj računovodstveni sustav automatski kroz sustav e-Računa biti poslani primatelju, a računi koje korisnik primi kroz sustav e-Račun bit će automatski učitani u njegov računovodstveni sustav.

Razmjena računa putem web servisa zahtijeva integraciju odnosno prilagodbu sustava e-Račun s postojećim ERP-om tvrtke.

Način razmjene između Fine i Izdavatelja/primatelja izveden je iz dosadašnjih najboljih praksi, koje osiguravaju sigurnu isporuku i zadovoljavanje određene razine sigurnosti, odnosno zaštite prijenosa i kontrole nepovredivosti sadržaja.

Da bi račune mogao razmjenjivati direktno iz svog ERP-a kroz sustav e-Račun, korisnik mora osigurati sljedeće:
  • web servis za razmjenu podataka, prema standardiziranoj XML shemi
  • elektronički potpis - zatražiti Finin aplikacijski certifikat za potpisivanje računa koje šalje putem web servisa
  • SSL certifikat - za uspostavu sigurne veze
  • obaviti razmjenu informacija za mrežna produkcijska podešavanja s obje strane (Fina i korisnik).


Na kraju ciklusa svakog primljenog e-računa događa se likvidatura. Ovaj servis nudi dvije razine likvidature: za male korisnike i one koji račune primaju putem datoteke kroz portalsku aplikaciju dok veliki poslovni subjekti uglavnom na već uhodan postojeći način obavljaju likvidaturu kroz vlastite ERP sustave.

Ukoliko je poslovni subjekt korisnik banke s kojom Fina ima ugovorno partnerstvo na području e-Računa, tada zaista kroz sustav može zokružiti cjelokupni ciklus koji završava plaćanjem.

Naime, u tom slučaju, sa osnova svakog primljenog, a odobrenog e-računa, automatski u internet bankarstvo banke sustav e-Račun šalje elektronički nalog za plaćanje, odnosno e-Uplatnicu. Na taj način korisnik ne mora posebno kreirati nalog za plaćanje, već ga on čeka spreman na odobrenje.

Po izvršenom plaćanju, banka, također automatizmom, šalje povratnu informaciju u sustav e-Račun da je račun plaćen.

Kroz portalsku aplikaciju servisa e-Račun može se pratiti svaki status pojedinog poslanog e-računa. Što znači da kada primatelj e-računa račun primi, odobri ili odbije, a potom i plati, u aplikaciji će se automatizmom ažurirati statusi kretanja pojedinog računa.

Tako se uvijek može ostvariti pregled nad poslanim i primljenim računima te znati u kojoj je trenutno fazi.

1.2.4. Dodatne funkcionalnosti servisa

Registar korisnika e-Računa


Svaki korisnik servisa mora znati kome može poslati elektronički račun odnosno može li poslovni subjekt kojem želi poslati elektronički račun takav račun i primiti.

Jedan od preduvjeta za elektroničku razmjenu računa jest pristanak odnosno suglasnost i primatelja i pošiljatelja da dokumente razmjenjuju u elektroničkom obliku, što je u Fininom servisu e-Račun riješeno prijavom na Servis odnosno prijavom u Registar korisnika e-Računa.

Registar  korisnika e-Računa je registar poslovnih subjekata i pripadajućih poslovnih jedinica koje samostalno mogu primati i slati račune, a koji su registrirani na servis e-Račun. Besplatna provjera registriranih korisnika može se izvršiti putem Javne tražilice na adresi www.e-racun.com.hr .

e-Arhiva

Arhiva e-računa (poslanih i primljenih) besplatno je dostupna cijelu tekuću godinu te do 30. travnja sljedeće godine. 

Nakon 30. travnja račune od prethodne godine korisnik može arhivirati sam ili može s Finom ugovoriti uslugu arhiviranja na duži period.
Budući da su svi poslovni subjekti prema Zakonu o računovodstvu, račune dužni čuvati najmanje 11 godina od zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su računi uneseni, Fina korisnicima e-Računa nudi uslugu arhiviranja e-računa kroz duži period u skladu sa Zakonom, uz naknadu. 

Arhiva e-računa kroz Finin servis e-Račun u skladu je s preporukama standarda CWA 6.1558 - Arhiva elektroničkih računa. Ugovaranjem usluge arhiviranja e-računa na duži period, uz e-račun pohranjuje se i elektronički potpis te vremenski žig. Autentičnost i integritet e-računa zajamčeni su cijelo vrijeme pohrane.

1.3. Prednosti sustava za razmjenu e-računa

Kad govorimo o efikasnom sustavu odnosno procesu razmjene elektroničkih računa, govorimo o prednostima i uštedama. Naravno, prvenstveno o financijskim uštedama.

Još prve službene procjene govore o tome da bi primjenom e-Računa, hrvatsko gospodarstvo moglo uštedjeti do 850 mil eura.

Pojedinačne uštede mogu se mjeriti od nekoliko desetaka tisuća do nekoliko milijuna kuna godišnje ovisno o količini računa koje poslovni subjekti šalju i primaju.

Prema generalnim kalkulacijama i procjenama, za slanje, primanje i pohranu e-Računa, poslovni subjekti s količinom 1.000 rn mjesečno bi mogli uštedjeti oko 400.000 kn godišnje, subjekti s količinom 10.000 rn mjesečno bi mogli uštedjeti oko 1.000.000 kn godišnje, a subjekti s 50.000 rn mjesečno i više, čak i do 20.000.000 kn godišnje.

Niže su navedene koristi koje svaki poslovni subjekt može ostvariti primjenom e-Računa, kako bi poslavanje učinio još efikasnijim:
  • znatno smanjeni troškovi isporuke i obrade računa
  • trenutna dostava računa bez mogućnosti gubitka računa na putu do primatelja
  • automatska priprema naloga za plaćanje kupljenih roba i usluga zbog direktne povezanosti servisa s Internet bankarstvom banaka s kojima Fina ima ugovorenu suradnju
  • brža naplata
  • kontrola plaćanja
  • mogućnost povezivanja računovodstvenih sustava tvrtke sa sustavom e-Račun u smislu potpune automatizacije procesa fakturiranja
  • smanjenje troškova vezanih uz otklanjanje pogrešaka nastalih ručnim aktivnostima u procesu slanja i zaprimanja računa
  • mogućnost dodavanja priloga računima (narudžbe, ugovori, otpremnice, dopisi, reklamni materijali...)
  • olakšan pristup podacima za plaćanje primateljima računa
  • ugovaranje usluge samo s jednim pružateljem usluga, nema potrebe za bilateralnim ugovorima
  • mogućnost brzog pretraživanja izlaznih i ulaznih računa
  • sigurna e-Arhiva računa i priloga.


Vrlo je bitno i objasniti što sustav e-Računa čini sigurnim i pouzdanim. Korisnici obično imaju strah od primjene novih tehnologija, no ukoliko se e-poslovanje provodi kontrolirano i ako se vodi računa o sigurnosti, takvo poslovanje je uvelike pouzdanije od poslovanja na papiru.

Već smo objasnili zahtjeve direktive

e-Invoice, no bitno je znati da se digitalnim certifikatom, putem kojeg se korisnik prijavljuje na sustav, postiže najveći stupanj pouzdanja u autentičnost samog korisnika, odnosno onog koji zaista šalje i prima e-račun. Nije se moguće lažno predstaviti u nečije ime ili pod tuđim imenom korisnika ili tvrtke poslati neki račun.

Ujedno, svaki e-račun je elektronički potpisan, čime se nedvojbeno zaštitio integritet podataka u računu, što znači da nakon potpisivanja nije moguće mjenjati podatke. Odnosno, moguće je, ali time se narušava elektronički potpis i takav je e-račun neprihvatljiv u sustav.
Sljedeća vrlo bitna komponenta sigurnog sustava e-Račun jest vremenski žig (time stamp). Svaki e-račun poslan u sustav e-Račun podložan je kontroli.

Dakle, kada korisnik pošalje e-račun, sustav provjerava: da li struktura e-računa odgovara zadanoj formi (ne ulazeći u sam sadržaj računa), da li osoba koja je račun potpisala ima na to prava, da je digitalni certifikat važeći i da li je elektronički potpis ispravan i nenarušen.

Ukoliko je sve u redu, svaki se zaprimljeni e-račun, prije nego se isporuči primatelju, ovjerava potpisom servisa e-Račun. U potpis je ugrađen vremenski žig (time stamp) koji garantira točno vrijeme ulaska nekog računa u sustav i garantira da je prilikom ovjere račun prošao sve navedene kontrole ispravnosti.

1.4. Usklađenost sa zakonskom regulativom

Račune na papiru i račune u elektroničkom obliku propisuje čl. 80. Zakona o porezu na dodanu vrijednost (dalje: Zakon o PDV-u) koji je na snazi i primjenjuje se od 1. srpnja 2013. Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost navedene odredbe Zakona o PDV-u detaljnije dopunjuje u čl. 161.

Prema odredbama Zakona o porezu na dodanu vrijednost, računom se smatra račun izdan na papiru, ali i račun izdan i poslan u elektroničkom obliku, no za to treba postojati suglasnost primatelja za prihvat tako izdanog računa.

Bez obzira na to izdaje li se račun u elektroničkom obliku ili na papiru, mora se osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa.

Zakon o PDV-u propisuje da se vjerodostojnost podrijetla osigurava na način da se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja računa, a cjelovitost sadržaja treba osigurati na način da sadržaj računa nije izmijenjen do kraja razdoblja za pohranu računa.
Kao što je već navedeno, primjenom PKI tehnologije odnosno uporabom digitalnih ceritifikata i vremenskog žiga navedeni uvjeti su zadovoljeni.

Točnije, nedvojbenom autentikacijom korisnika koji se predstavlja svojim certifikatom te elektroničkim potpisom kojim se štite podaci na računu osigurali smo potvrdu identiteta sudionika u razmjeni e-računa i zajamčili integritet njegova sadržaja.

Finin servis e-Račun, u potpunosti zadovoljava propisanu regulativu.

1.5. Kako ćemo koristiti Finin e-Račun?

Da bi se koristio servis FINA e-Račun, potrebno je:

  • posjedovati digitalni certifikat Fine, odnosno smart karticu ili USB key Fine ili Banke koja je ugovorni partner
  • popuniti pristupnicu za servis e-Račun i dostaviti je u najbliži registracijski ured Fine/Banke.


U roku 24 sata postajete korisnik e-Računa i Vaša tvrtka je smještana u registru korisnika te dostupna u tražilici.
Detaljne informacije o servisu kao i primjeri popunjavanja pristupnice, ovisno o načinu pristupanja servisu, nalaze se na stranici www.fina.hr.

Nema dvojbe o tome koliko e-poslovanje pridonosi uštedama i efikasnijem poslovanju. Međutim, jedna od velikih prepreka uvođenja bilo čega novog vezanog uz nove tehnologije i rješenja su strah i postojeće navike koje se teško mjenjaju.

Iz tog razloga, da bismo primjenili e-Račun kvalitetno i u onoj mjeri u kojoj će se i brojkama moći dokazati njegova korist, potrebna je pravovremena i pravovaljana edukacija tržišta. Dobra edukacija stvara motivaciju. Motivacija stvara rezultat.

Tako da želimo cjelokupnu zajednicu uključiti u širenje svijesti oko koristi koje donosi e-poslovanje, a osobito e-Račun.

e-Račun ćemo stoga koristiti na onaj način koji će nam donijeti najviše koristi i poslovnog zadovoljstva.

Pojmovnik:
e-Račun – naziv sustava odnosno servisa
e-račun – račun odnosno faktura kreirana i poslana elektroničkim putem

Izdvajamo iz broja:
4-2014
Osiguranje kvalitete asortimana proizvoda kroz partnerstvo trgovine i proizvođača u opskrbnom lancu
GlobeCat® - pouzdan izvor podataka o proizvodima, uvijek i svuda
Kako uspostaviti ravnotežu izvoza i uvoza?
Analiza razvoja maloprodaje i maloprodajnih poslovnih jedinica (1)
Poduzetnici u središtu; e-Hrvatska; KAKO DALJE?
Hrvatski obrtnici na 47. Međunarodnom obrtničkom sajmu u Celju
Komuniciranje u marketingu (5)
Ključni strateški pokazatelji u djelatnosti trgovini iz financijske perspektive
PBZ grupa, Intesa Sanpaolo Card i American Express pokreću prvi HCE pilot projekt za NFC mobilna plaćanja u Hrvatskoj
Novi odnosi u obrazovanju majstora obrtnika
Činjenice i mišljenja o hrani u Europi i Hrvatskoj 2014. (3-dio)
O knjizi Velimira Sriće
Sadržaj broja 4-2014
Arhiva
   
 
 
Tražilica
 
 
Newsletter

Želite li primati
gospodarske novosti
na Vaš e-mail?
Prijavite se odmah!

E-mail:
Anketa